e-Factura în 2026: ce trebuie să știe orice firmă

Cine are obligația în 2026

În 2026, facturarea electronică prin sistemul RO e-Factura este obligatorie pentru toate firmele, atât în relațiile B2B (între firme), cât și în cele B2C (către persoane fizice). Practic, orice factură emisă de o firmă din România trece prin Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF.

Nu mai există o categorie de contribuabili scutiți pe criterii de mărime sau de domeniu de activitate. Dacă emiteți facturi, le transmiteți electronic. Această generalizare schimbă fluxul de lucru: emiterea și transmiterea devin un singur pas, nu două activități separate.

Pentru firmele care lucrau până acum cu facturi pe hârtie sau cu PDF-uri trimise pe e-mail, principala schimbare nu este tehnologia, ci ritmul: documentul devine oficial abia după ce ajunge în SPV, iar factura nu se mai consideră livrată doar pentru că a plecat pe e-mail.

Formatul: UBL 2.1 în profilul CIUS-RO

Factura se transmite ca fișier XML structurat, conform standardului european UBL 2.1, în profilul național CIUS-RO. Nu este un simplu PDF atașat. XML-ul conține toate câmpurile obligatorii (părțile, liniile, cotele de TVA, totalurile) și este validat după regulile de business ale ANAF înainte de a fi acceptat.

Un PDF rămâne util pentru citirea umană, dar documentul cu valoare fiscală este fișierul XML din SPV. De aceea corectitudinea structurii contează mai mult decât aspectul vizual al facturii.

Termenul de transmitere

Factura trebuie transmisă în SPV în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Este un termen scurt și recurent, nu o obligație de final de lună. Cel mai sigur este ca transmiterea să se facă imediat după emitere, astfel încât nicio factură să nu rămână netrimisă.

Depășirea termenului atrage sancțiuni, așa că merită integrat pasul de transmitere direct în rutina de facturare.

Facturi primite și coduri de tip

Facturile primite se descarcă din SPV. Pachetul conține atât fișierul XML, cât și o reprezentare PDF, pe care le puteți arhiva și înregistra în contabilitate din același loc.

Codurile de tip de document acceptate includ 380 pentru factura standard și 381 pentru storno (nota de credit). Folosirea codului corect este esențială pentru ca documentul să fie procesat și corelat corect de sistem.

Reconcilierea facturilor primite din SPV cu evidența contabilă este pasul care închide bucla: fiecare document descărcat ar trebui regăsit în jurnal, cu aceeași valoare și aceeași cotă de TVA. Făcută lunar, verificarea previne diferențele care altfel apar abia la decont.

Validarea înainte de trimitere

Cele mai multe respingeri vin din erori de structură sau din reguli de business încălcate, lucruri care se pot verifica înainte de transmitere. O factură validată local pleacă corect din prima și nu blochează încasarea.

Clarito validează factura local, înainte de a o trimite în SPV, astfel încât fișierul să fie acceptat fără drumuri înapoi.